毎日飛び交うビジネスメール。
時に受け取ったメールに対して不満を感じたことはありませんか？
もしくはあなたのメールが非常識だと思われているかもしれません。
本日は非常識なビジネスメールについてみていきます。
あなたは当てはまっていませんか？早速みていきましょう。
非常識①命令口調
メールで相手に依頼をしたり希望を伝える時に、『◯◯してください』『◯◯に変更してください』という書き方をしてしまっていませんか？
メールは顔が見えない分、このような書き方では命令口調に感じられてしまいます。受け取った相手はあまり良い気持ちがしませんね。
このような場合、『お手数おかけいたしますが、◯◯していただきたく存じます』『恐れ入りますが、◯◯に変更していただけると幸いです』と言う表現が良いのではないでしょうか。
ちょっとした気遣いが必要なのです。
非常識②業界用語を使う
自分が働いている業界では当然な用語かもしれませんが、他業種の人には通じないことが多いものです。
例えばIT業界で使われる『アサイン※』や『アジェンダ※』。もしかしたらメールを受け取った相手は「どういう意味？」と頭をかしげているかもしれません。
そしてやたらと横文字や略語ばかりを並べられると「自己満足してるだけ？」と勘違いされてしまうかもしれません。
何気なく使っている用語、もしかしたら相手は理解するのに時間を使ってしまっているかもしれません。
※『アサイン』・・・割り当てる・任命する
※『アジェンダ』・・・会議での課題や検討課題・スケジュール・計画
非常識③何が言いたいのかわからない
文章を書いてから読み直しをしていますか？
特に長文になった場合など、相手が理解できる文章になっていますか？
中には読んでも結局何が言いたかったのか理解できず、メールを受け取った相手は理解するまでの時間を奪われてしまうなんてこともあります。
必ず用件の中には抑えるべきポイントがあるはずですから、相手にわかりやすく簡潔に表現しましょう。
場合によっては箇条書きにするなどの工夫も必要です。
相手が一発で理解できる文章を書けていますか？
まとめ
いかがでしたか？
メールでは相手の顔が見えない分、気遣いが必要だったり文章能力が必要になってきます。
常識あるメールが送れるようビジネスメールを見直してみましょう！