気遣いの有無はメールにも現れる！気遣いのあるメール術とは《その⑦》

wendy

4年前

ビジネスでもプライベートでも、メールにはその人が現れるものです。

気遣いのあるメールが書けていますか？

特にビジネスメールでは気遣いのあるメールによって、『仕事がしやすい』『スムーズに進む』『信頼できる』と思われるメリットがあるのです。

本日は《長文メールになってしまった！》という問題にフォーカスしてみます！

気がついたらメールが長文になってしまった！という経験は誰にでもあるものです。

もし、自分が長文メールを受け取ったらどうでしょうか。

間違いなく相手の意志や要求を読み取り、正確に仕事を進めることが出来るでしょうか。

例え完璧な文章であったとしても、時間を無駄に取られたり、集中力も必要です。

これでは相手の迷惑となってしまい、気遣いのない人だと思われてしまうでしょう。

長文を送る時の工夫とは・・・

・勢いに任せない→勢いに任せるととんでもない長文になりがち。まずは必要事項を整理しまとめてみる。

・箇条書きでまとめる→見出し（●や■など）をつけると読みやすい。

・絵や図にして示す→文章では伝えにくい箇所は手書きの絵や図をつけて、一目でわかるようにする。

・一言添える→「長文となってしまい申し訳ございません。ご一読のうえご検討（ご回答）のほど宜しくお願いいたします。」など。

勢いに任せて書かれた長文では相手に正確に伝わらず、結果二度手間になってしまったり誤解を招いたりしてしまいます。

早く相手にメールを送りたい気持ちもわかりますが、相手の立場になってメールを書く癖をつけましょう。

きっと気遣いのあるメールを送ることにより、プラスになることがたくさんあるはずです！

ついつい長文になってしまいがちなビジネスメールですが、ちょっとした気遣いでわかりやすいメールになるものなのですね。